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提议人应当避免因辩护而受累,除非他确实相信他所提的议案。
他的准备工作应当全神贯注在少数几个最明确的因素上。
他在提案时应当是友善的,重承诺的,亲密的。
出席会议人员的行为
本节是在讨论出席会议的人员在开会期间应有的行为。
1发表意见任何参加会议的人多少都会起来发表意见。
当然,也许会有发言太多或是太少的情形。
第一步是要好好地准备。
他应当把议程研究一下,等找出他所希望的,或人家期望于他的发言重点。
由于发表意见是个特别重要的事项,他应当作彻底的准备。
即使没有正式受邀发表意见,他还是应当按照第十一章所建议的事项来作准备,并且要毫不犹豫地向将参加这次会议的同仁寻求支持。
发言的内容是很重要的。
如果他想要说三或四句以上的话,他的开场白应当提醒同仁注意下面要讲些什么东西,然后在中间部分作明确而简要的叙述,最后来个摘要的总结。
会议中的积极分子当然会对自动提出来的事情发表意见。
这些意见总该是建设性的,有创意的。
消极的攻势,破坏性的批评会被认为是有消极思想,负责人应当尽量设法表达他的意见,并明确地指出各种可能性。
频频发言也会影响一个人的名声。
在任何会议中总是有人被嫌讲得太多。
他是那种每一点都要讲,永远占用同仁时间的人。
还有一种人很少看到他发表意见,好像根本没有来参加会议似的。
在这两个极端之间者是那种随时准备回答主席的询问或提示的人,他会过份地凸显自己。
他是那种他的意见跟他的出席都是大家所企望的人。
另外一种毛病就是喜欢扯个没完。
这种毛病是由于没有将自己的思想予以整理及简化所造成的。
一个人要是有了一大堆需要考虑的资料就会把情况看得很复杂。
解决之道是要有清晰的思想,把一个主题分成若干子题并分类,以便随时作沟通之用。
2外在的仪态参加会议时的四周都环绕着某种气氛。
假定他让他的椅子摆在同仁的椅子后面6寸处,他把身体向后坐在椅子上,双臂交叉,甚至可能闭上眼睛。
他看起来不像是在参加会议,他的仪态对于同仁有很微妙的影响,他为会议进行的绊脚石,环绕在他四周的气氛是消极的。
然而,一个人即使没有在会议中讲话,还是会被积极的气氛环绕,那是来自他所表现的行为举止。
椅子的位置是一项因素。
它不仅是一个椅子是否该拉近桌子或稍稍退后一点的问题(它对会议分别具有&ldo;现在的&rdo;跟&ldo;疏远的&rdo;关系)。
它也是一个椅子放置角度的问题。
例如,坐在桌子末端的人也许稍稍转动椅子就可较明确地面对桌子的中央,它是一种积极的动作,它传达了一种热情与承诺的讯息。
姿势应当可以加深有高度兴趣的印象。
挺直身体,双方放在能随时作手势的位置‐‐或许当放在桌上,看起来是轻松的‐‐不要耸肩或垂肩。
手势或面部表情,特别是面部表情,即使在说话时也是很重要的。
点头有助于造成积极的气氛,它表示懂得别人所说的话。
使用疑惑的眼光或微笑也可产生作用。
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